Czym jest dokument PZ i jak go wypełnić?

Prowadzenie firmy i magazynu wiąże się z wieloma dokumentami, które właściciel musi poznać i nauczyć się nimi obsługiwać. Jednym z nich jest dokument magazynowy, zwany dokumentem PZ.

Do czego on służy i czy jest konieczny podczas prowadzenia własnej działalności? Czy trzeba go uzupełniać? Czym są dokumenty magazynowe? W dzisiejszym artykule odpowiemy na te pytania oraz wyjaśnimy czym jest dokument PZ.

Dokument PZ – co to jest?

Dokument PZ (czyli przyjęcie zewnętrzne) jest to dokument magazynowy, który potwierdza przyjęcie produktu, towarów lub materiałów z zewnątrz. Jest on sporządzany na podstawie wystawionej faktury za dokonany zakup. Może być on wystawiany również na podstawie samego zamówienia zakupu, a także WZ otrzymanego od sprzedawcy.

Dokument ten ma za zadanie ułatwienie i umożliwienie rzetelnego prowadzenia gospodarki magazynowej. Wiąże się ona ze zmianą wartości oraz ilości materiałów obecnych w magazynie. Na jego podstawie aktualizuje się stany magazynowe.

Czy dokument PZ jest obowiązkowy?

Dokument ten jest potwierdzeniem przyjęcia konkretnego towaru lub materiału. Jest on wystawiany, najczęściej, na podstawie faktury za zakup. Nie jest on jednak obowiązkowy, aby gospodarka magazynowa działała dobrze i sprawnie. Równie dobrze zastępują je dokumenty handlowe, czyli paragony i faktury.

Pomimo, że nie jest obowiązkowy, wielu przedsiębiorców decyduje się na taką formę dokumentacji. Wprowadza on pewnego rodzaju porządek w całej dokumentacji firmy. A to kolei ułatwia przepływ informacji pomiędzy jej jednostkami. Jest również łatwiejszy do obsługi niż potwierdzenia sprzedaży czy faktury.

Jak wypełnić dokument PZ?

Tak jak każdy dokument i pismo, tak samo dokument P powinien zawierać odpowiednie informacje. Powinien być również odpowiednio wystawiony i wypełniony. Standardowy dokument PZ powinien zawierać następując informacje:

• numer dokumentu,
• datę wystawienia,
• ilość przyjętego towaru lub materiału,
• dane wystawiającego,
• dane dostawcy,
• podpis osoby upoważnionej do wystawiania dokumentu PZ,
• cenę jednostkową,
• datę przyjęcia towaru lub materiału,
• oznaczenie towaru lub materiału,
• podpis dostawcy i odbierającego.

Wypisywanie dokumentu przyjęcia zewnętrznego jest bardzo łatwym zadaniem. W większości przypadków wystawienie tego dokumentu jest możliwe w większości programów do wystawiania faktur. Jest to wygodne, tym bardziej, że można je wypełniać online. Tym sposobem będziemy mieć wszystko w jednym miejscu.

Kto powinien wypełnić dokument PZ?

Dokument przyjęcia zewnętrznego jest jednym z dokumentów magazynowych. Tego typu dokumenty powinni wypełniać przedsiębiorcy posiadający i prowadzący magazyn. Pomagają one w posegregowaniu i zachowaniu porządku we wszystkich informacjach firmowych. Prowadzenie dokumentacji ułatwia zarządzanie magazynem.

Rodzaje dokumentacji magazynowej

Rodzajów dokumentacji magazynowej jest wiele, a każde z ich pomaga w uporządkowaniu informacji o obrocie towarów. Podstawowymi rodzajami dokumentacji magazynowej są dokumenty przychodowe i rozchodowe.

Dzielą się one na:

1. Dokumety przychodowe:

• PZ – przyjęcie zewnętrzne,
• PW – przyjęcie wewnętrzne,
• ZW – zwrot wewnętrzny, 
• MM – przesunięcie międzymagazynowe.

2. Dokumenty rozchodowe:

• WZ – wydanie na zewnątrz,
• RW – rozchód wewnętrzny, 
• MM – przesunięcie międzymagazynowe.

Każda osoba prowadząca działalność i posiadająca własny magazyn powinna znać te rodzaje dokumentów magazynowych. Wiedzieć kiedy i jak je uzupełnić. W większości nie jest to trudna sprawa. Jednak bez podstawowych informacji może nie być to takie łatwe. Dlatego właśnie, jeśli nie jesteśmy pewni jak powinien być uzupełniony taki dokument, warto zasięgnąć rady doświadczonej osoby.

Czy dokument PZ jest dokumentem księgowym?

Dokument przyjęcia towarów, czyli dokument PZ, jest wystawiany na podstawie faktury lub potwierdzenia sprzedaży. Dokumentuje on przyjęcie towarów lub materiałów zarówno od dostawcy, jak i od innego magazynu w ramach jednego przedsiębiorstwa. Dokument ten ułatwia aktualizowanie stanów magazynowych o dodatkowe materiały lub towary. Jednak nie generuje on płatności. Z tego powodu nie podlega on opodatkowaniu VAT. Co za tym idzie  – nie wykazuje się przyjęcia towaru z zewnątrz w rejestrze VAT.

Biorąc te wszystkie informacje pod uwagę, możemy wywnioskować, że dokument PZ nie jest dokumentem księgowym, w odróżnieniu, np. od faktury. Przedsiębiorcy, którzy na co dzień korzystają z księgowości uproszczonej, nie ujmują go w Księdze Przychodów i Rozchodów.

Podsumowując

Każdy z dokumentów magazynowych jest przydatny w codziennej pracy przedsiębiorców. Choć nie są one prawnie wymagane do poprawnego prowadzenia magazynu, wielu przedsiębiorców decyduje się na prowadzenie takiej dokumentacji. Porządkuje ona wszystkie informacje dotyczące produktów, materiałów oraz towarów znajdujących się w magazynie, a także tych które z niego wyjeżdżają. Ułatwiają i usprawniają pracę pomiędzy różnymi jednostkami firmy. Jeśli jesteś początkującym przedsiębiorcą, warto, abyś zapoznał się z plusami prowadzenia takiej właśnie dokumentacji.