Ekwiwalent jest świadczeniem, które przysługuje jedynie pracownikowi, którego stosunek pracy z daną firmą rozwiązuje się. Ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy przysługuje zarówno za bieżący rok, jak i za poprzednie lata.  Podstawą do wyliczenia ekwiwalentu za urlop jest wynagrodzenie pracownika wraz z innymi świadczeniami, jakie pracownik otrzymuje na podstawie obowiązującego stosunku pracy.

Urlop wypoczynkowy

Każdy pracownik ma prawo do urlopu wypoczynkowego. W każdym roku jest to 20 lub 26 dni w zależności od stażu pracy oraz wielkości etatu określonego w umowie o pracę. Pracownik nie ma możliwości zrzeknięcia się prawa do urlopu. Jest to jedno z podstawowych praw pracownika.

Wszystkie osoby zatrudnione na umowę o pracę mają zapewnioną możliwość wykorzystania urlopu wypoczynkowego przez pracodawcę. Pracodawca nie ma możliwości wypłaty pracownikowi ekwiwalentu w zamian za to, że pracownik nie wykorzysta urlopu, ponieważ złamano by tym przepisy prawa pracy.

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop dla pracownika

Aby prawidłowo obliczyć ekwiwalent przysługujący pracownikowi za niewykorzystany urlop, należy wykorzystać współczynnik urlopowy. Na każdy rok ustalany jest nowy współczynnik urlopowy. Aby prawidłowo go określić, należy od liczby dni w danym roku kalendarzowym odjąć wszystkie niedziele, soboty, święta oraz wszystkie dni ustawowo wolne od pracy. Następnie należy uzyskany wynik podzielić przez 12 miesięcy, aby otrzymać wysokość współczynnika urlopowego na dany rok.

Współczynnik jest zawsze obliczany na podstawie bieżącego okresu, czyli roku w którym będzie on wypłacany. Termin wypłaty ekwiwalentu nie jest jednoznacznie określony w przepisach. Jest przyjęte, że pracodawca jest zobowiązany wypłacić świadczenie pracownikowi w ostatnim dniu zatrudnienia, ponieważ wcześniej pracownik ma możliwość wykorzystania urlopu.

Ekwiwalent za urlop a współczynnik urlopowy

Aby prawidłowo obliczyć ekwiwalent za niewykorzystany urlop, należy podstawę wymiaru urlopu podzielić przez współczynnik urlopowy. Tak otrzymaną wartość dzieli się przez liczbę odpowiadającą dobowej normie czasu pracy jaka obowiązuje pracownika (zwykle jest to wymiar 8 godzin). Otrzymany wynik stanowi wysokość ekwiwalentu za 1 godzinę niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego przez pracownika.

Obliczanie ekwiwalentu za urlop

Najlepiej zobrazować obliczanie ekwiwalentu za niewykorzystany urlop na przykładzie. Pracownik jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę w wymiarze pełnego etatu. Na wysokość jego wynagrodzenia to płaca zasadnicza w wysokości 6000 zł miesięcznie. Jego wynagrodzenie jest podstawą do obliczenia ekwiwalentu za niewykorzystany urlop. Pracownik ma 7 dni niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego. Aby prawidłowo obliczyć wymiar przysługującego mu ekwiwalentu, należy:

• ustalić wysokość współczynnika urlopowego za dany rok

Rok 2022: 365 dni – 52 niedziele – 53 soboty – 9 dni świątecznych = 251

251 : 12 miesięcy = 20,92 – współczynnik dla pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy na 2022 rok.

• obliczyć stawkę ekwiwalentu za 1 godzinę urlopu wypoczynkowego

6000 zł : 20,92 : 8 godzin = 35,85 zł – stawka za 1 godzinę urlopu wypoczynkowego.

• obliczyć przysługujący ekwiwalent

7 dni x 8 godzin = 56 godzin

35,85 zł x 56 godzin = 2007,60 zł.

Reasumując, ekwiwalent za urlop wynosi 2007,60 zł – taką kwotę pracodawca musi wypłacić pracownikowi za niewykorzystany urlop wypoczynkowy.

Podstawa wymiaru ekwiwalentu i współczynnik urlopowy

Przy obliczaniu ekwiwalentu pracodawca stosuje takie same zasady jak przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego. Do podstawy ekwiwalentu zgodnie z rozporządzeniem dot. urlopów zaliczane są następujące składniki wynagrodzenia:

• nagrody jubileuszowe,
• wynagrodzenia chorobowe,
• wynagrodzenie za przestój,
• wynagrodzenie urlopowe,
• trzynasta pensja,
• jednorazowe lub nieperiodyczne wypłaty za wypełnienie określonego zadania.

Ekwiwalent a minimalne wynagrodzenie

Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa pracy, nie ma konieczności wyrównywania podstawy ekwiwalentu do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę. Oznacza to, że możliwa jest sytuacja w której podstawa ekwiwalentu będzie niższa niż obowiązujące minimalne wynagrodzenie za pracę.

Składki ZUS i podatek

Ekwiwalent za urlop wypoczynkowy, który przysługuje pracownikowi, stanowi jednocześnie podstawę do naliczenia składek na ubezpieczenie społeczne oraz zdrowotne. Od należnego ekwiwalentu odprowadza się również zaliczkę na podatek dochodowy.

Czy zawsze należy wypłacić ekwiwalent za niewykorzystany urlop?

Co do zasady, pracownik, któremu kończy się okres umowy o pracę, a nie wykorzystał w całości urlopu wypoczynkowego, powinien zostać wypłacony ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Pracodawca ma jednak prawo odstąpić od wypłaty mu tego świadczenia w jednym wypadku. Pracownik i pracodawca mogą umówić się na wykorzystanie urlopu w kolejnym zatrudnieniu. Warunkiem jest jednak to, że nowe zatrudnienie musi nastąpić niezwłocznie po wygaśnięciu pierwszego okresu zatrudnienia. Oznacza to, że umowa o pracę zostanie zawarta bezpośrednio po rozwiązaniu pierwszej umowy.